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(Tutorial) RGPD e Email marketing: reconfirme o consentimento dos seus contatos existentes

(Tutorial) RGPD e Email marketing: reconfirme o consentimento dos seus contatos existentes

Apenas alguns dias antes da chegada do famoso RGPD, no 25 de Maio.

Muitos se perguntam como recuperar o consentimento dos seus destinatários para continuar enviando emails.

 

Consentimento obrigatório ou não?

Antes de entrar no meio disso, saiba que você não tem porquê se preocupar se:

  • Você já tem prova de consentimento (por duplo opt-in com data, hora)
  • Se você tem um single opt-in, mas com caixas de verificação

No entanto, é sempre obrigatório informar a pessoa de que o seu endereço será utilizado para fins de prospecção no momento da coleta e permitir que a pessoa se oponha aos fins.

Para mais detalhes, você pode consultar as recomendações da CNDP sobre prospecção.

 

Então, como você continua enviando e mails de prospecção para os seus contatos já adquiridos?

Se as exceções acima lhe  dizem respeito, não há necessidade de ir mais longe. Caso contrário, este artigo será importante para você.

Esse processo requer a criação de uma campanha de envio de e mails, bem como um formulário de registro para recuperar uma lista de contatos totalmente compatíveis com o RGPD.

Aqui, não vamos expandir as diferentes obrigações que o RGPD irá impor às empresas. Para saber mais, você pode consultar os seguintes links:

Nós usaremos o Mailify Sunrise para ilustrar este tutorial.

 

O princípio

Vamos começar com alguma teoria para entender o que estamos prestes a fazer aqui.

Para estar em conformidade com o RGPD, você deve permitir que os seus destinatários consintam voluntariamente e conscientemente.

Se enviar um simples email com um botão de confirmação parece o suficiente, os regulamentos europeus não param por aí. Se os seus destinatários puderem validar o seu consentimento por engano, clicando na sua mensagem, você não estará em conformidade.

Mailify possibilita superar tudo isso e criar uma campanha 100% compatível usando um formulário de registro vinculado a um email.

Então você entendeu, vamos criar um email com um botão retornando a um formulário (com informações de contato re-preenchido, caixas de seleção não pré-clicadas, condições, etc.).

Portanto, usaremos o Mailify no nosso exemplo e, para que o processo funcione corretamente, vamos começar criando o formulário.

 

Criando o seu formulário

O primeiro passo é criar o seu formulário.

Isso deve ser transparente e explícito quanto ao uso que será feito dos dados pessoais do usuário.

Isso significa que ele deve conter:

  • Campos para preencher (que podem ser pré-preenchidos)
  • Uma caixa de seleção (não pré-marcada) informando que o usuário autoriza o envio de emails (especifique o tipo)
  • As menções definem a estrutura do uso que você fará dos dados (veja as recomendações da CNIL: como informar as pessoas e garantir transparência?). Estas menções são específicas para cada empresa e para cada tipo de coleção, não podemos oferecer um exemplo típico. Observe que, se você deseja solicitar o email e o número de telefone do contato, esses detalhes devem ser adaptados a cada dado coletado.
  • Uma frase declarando que o usuário pode cancelar a assinatura a qualquer momento e como fazê-lo
  • Opcional: um link para a sua política de privacidade e seus avisos legais

 

Como fazer um formulário RGPD em Mailify?

  • Para criar o seu formulário RGPD, abra Mailify Sunrise e vá para a guia “Páginas e formulários”.
  • Clique em “Criar” no canto superior direito e escolha “Formulário” e selecione “Registro/Atualização”.
  • Nomeie o seu formulário e escolha a lista de contatos que será vinculada a ele. Aqui, você deve escolher a lista incluindo os seus contatos cujo consentimento você deseja. Esta lista deve conter todos os dados que você tem sobre eles.
  • Configure o seu formulário selecionando os campos que você deseja que ele mostre. Atenção, se você omitir determinados campos, você não poderá explorar esses dados no futuro, mesmo que você já tenha informação sobre o contato (caso não tenha prova de consentimento anterior).
  • Na etapa “Tipo”, escolha o tipo de formulário “Página Dedicada”.

  • Crie o seu formulário a partir de um modelo existente ou a partir do zero.
  • Adicione a informação mencionada anteriormente.
  • Opcional, mas recomendado: no menu “Comportamento” à direita, marque “Seleção de opt-in duplo”. Isso possibilita enviar um último email ao usuário após a validação do formulário para que ele confirme a informação.

 

Aqui está um exemplo de como esse formulário pode ser:

Quando o formulário estiver completo, vá para a etapa “Publicação”. Escolha o seu domínio, se você tiver um conjunto em Mailify, em seguida, clique em “Publicar”.

Em seguida, clique em “Promover o formulário” e escolha “Por email” e, em seguida, vá para a próxima etapa: a criação do seu email do RGPD.

IMPORTANTE: não se esqueça de fazer o campo “Eu aceito receber …” necessário para validar o formulário.

 

Crie o seu email

A segunda etapa é criar o email no qual você solicitará aos seus contatos existentes que preencham o formulário feito anteriormente.

Ao clicar no botão “Promover” no final do formulário, uma criação de email será iniciada automaticamente:

  • Selecione a sua lista de contatos
  • Crie o seu email: simplifique. Pergunte simplesmente se querem continuar recebendo as suas comunicações, sendo o mais transparente possível: explique a periodicidade das suas mensagens, o tipo de conteúdo que receberão, um pequeno argumento a favor dos seus emails…

No final, aqui está o seu email:

 

O seu email deve conter um botão de ação para permitir que  leitor valide o consentimento. Esse botão irá redirecionar automaticamente para o formulário criado anteriormente.

Saber que as informações que você já tem sobre os seus contatos serão pré-preenchidas para cada destinatário.

Se o usuário modificar um campo (para atualizar os seus dados pessoais, ele será atualizado automaticamente na sua lista.

Recupere o seu arquivo compatível com o RGPD. A sua campanha de nova autorização está pronta. Tudo que você precisa fazer é enviá-la aos seus contatos para que eles possam dar o seu consentimento preenchendo o formulário.

Como a sua campanha está vinculada à sua lista de contatos, ela será atualizada assim que alguém validar o formulário.

Para descobrir quais contatos deram o seu consentimento, vá para a sua lista de contatos e, em seguida:

  • Clique em “Colunas”
  • Verifique a coluna “Data de modificação”

Você receberá a data e hora em que o contato deu o consentimento. Se essa coluna estiver vazia ou igual à data de criação (ou anterior à data em que a sua campanha foi enviada), o contato não concordou.

Você também pode usar a coluna correspondente aos campos obrigatórios no seu formulário para encontrar os contatos que concordaram em receber as suas mensagens. Se esta coluna estiver vazia, eles não completaram o formulário.

Aguarde alguns dias, selecione todos os que não preencheram o formulário e exclua-os. Sim, é importante começar com uma base de dados limpa. E, em caso de controle, a retenção de recebedores que não optaram por recebê-lo poderia ser responsabilizada.

A sua base agora é saudável e 100% compatível com os regulamentos do RGPD:

Nota: Lembre-se de exportar o seu novo banco de dados e mantê-lo em uma pasta separada, no caso de uma possível verificação. Adicione a esta pasta um exemplo do seu email e do formulário para ter em mãos todas as evidências dos consentimentos e do processo posto em prática para obtê-los.

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